病院とのやり取りで失敗しない！ビジネスマナーの基本

マッチングの準備をする中で、病院とのやり取りは欠かせません。特にメールや電話でのやり取りはあまり慣れておらず、不安という声もよく聞きます。 今回は「メール」と「電話」でのやり取りのマナーや、よくある間違いを実際の例も合わせてご紹介します。

メールの文面や、やり取りに関するマナーを知らなければ、知らず知らずのうちにマイナスの印象を抱かせることへと繋がる可能性もあります。不必要に評価を落とさないためにも、病院に連絡するときの一般的なマナーの確認が大切です。

メールや電話でのビジネスマナー

件名

メールの内容がわかりやすいような件名にしましょう。また、件名に「 所属大学 / 学部 / 学年 / 名前 」も合わせて記載します。返信する際は特に件名は変えず「Re:」をつけた状態のまま返信をします。返信だとわかるようになり、過去のメール内容が確認しやすくなります。

本文の宛名

病院名、部署名、担当者名（わかればフルネーム）の順番で記載をします。
担当者のお名前がわからない場合は、「〇〇部御中」や「初期研修医採用ご担当者様」等の宛先にしましょう

本文の挨拶

宛名の後は、挨拶の言葉と名乗りを記載します。挨拶の言葉は、相手との関係性や状況に応じて変更が必要です。 丁寧な挨拶を心がけましょう。

本文の内容

伝えたいことをわかりやすく簡潔に記載しましょう。
また、見学の日程調整のメールをお送りする際は、「なぜその病院に見学に行きたいのか」「興味を持った理由」等、具体例を交えながら作成するとよいでしょう。

※病院見学後のお礼メールを送るのは、なるべく当日中（もしくは翌日まで）に送るようにしましょう。「見学で何を学べたのか」「印象に残ったこと」等の具体例も書いておきましょう

本文の結び

要件を記載した後、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と締めくくります。結びの言葉にも挨拶をいれると、好印象です。 最後に、自分自身の所属、連絡先を載せます。署名はメール設定にて常時表示されるように設定できるので、設定しておくと漏れがなく安心でしょう。
※年度変わりの時は「学年」の更新漏れに注意しましょう。

メールでありがちな間違い

続いて、メールでありがちな間違いについていくつかご紹介いたします。
最初は慣れないと思いますが、間違った敬語や表現をしてしまうと、場合によっては相手に不快感を与えるおそれもあります。 繰り返し練習をして、身につけましょう！

①「了解しました」

敬語ではなく丁寧語なので、目上の人に対して使用すると失礼な印象を与えかねません。「承知いたしました」「かしこまりました」という表現を用いましょう。

②「頂く／いただく」

漢字にすれば丁寧と思う方も多いかもしれませんが、言葉の意味に応じて漢字／平仮名を適切に使い分けましょう。

「頂く」という漢字は、「食べる・飲む」の謙譲語として使用されるものです。そのため、「病院見学の機会を頂き」のような表現をしたい場合は、平仮名の「いただき」を使用します。 同じようなものだと「下さい／ください」もよくある間違いです。「下さい」と漢字を使う際ときは、何かを貰いたいときに使用し、相手に何かをしてほしいときは「ください」を使用します。

③「ご〇〇／お〇〇」

丁寧にするために動作の前に「ご／お」をつけますが、自分の動作に対して使用することは基本的にはありません。例えば、質問をしたい際は、「ご質問があります」ではなく、「質問があります」となります。相手からの質問に回答する際は、「ご質問に回答いたします」となります。

④「宜しくお願い致します」

まず、「宜しく」についてですが、この漢字表記は実は常用漢字ではありません。そのため、「よろしく」と表記するのが正しいです。 また、「致す」という言葉は良くない結果になってしまった時に使われます。「よろしくお願いします」という意味で使用する場合は、「よろしくお願いいたします」が適切です。

送信前にメールを見返す

最後に作成したメールは一度読み返して、受け取る側の気持ちになって、読みやすい文章かどうか、また、誤りがないか確認しましょう。 特に、病院名や担当者名、候補日時や連絡先等は間違いがないか、入念にチェックしましょう。

☐	送り先（TO、CC）のメールアドレスに誤りはないか
☐	使用しているメールアドレス、アカウント名は適切かどうか
☐	病院名、担当者名に誤りはないか
☐	敬称が漏れていないか
☐	適切な挨拶文、名乗りは記載できているか
☐	誤字・脱字はないか
☐	不適切な表現や誤った敬語を使っていないか
☐	読みやすい文章になっているか
☐	候補日時などに誤りはないか
☐	結びの挨拶文を記載しているか
☐	署名はあるか